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年 第
    深圳、佛山、东莞市档案工作特色专刊

【编者按】

  近年来,我省各级档案部门坚定不移贯彻新发展理念,创新思路求突破,改进方法谋发展,有力推动档案工作不断朝着更高质量、更有效率、更可持续的方向前进,推出了许多具有地方特色的经验做法。本期介绍深圳、佛山、东莞市的创新工作经验,供各地学习借鉴。

    深圳、佛山、东莞市档案工作做法简介

  一、深圳市档案局建立文档服务中心,开展文件集中管理

  主要做法:深圳市高度重视档案工作,对深圳市档案局开展文件集中管理工作给予了强大的组织保障与政策支撑。2002年9月,深圳市编委批准成立深圳市文件管理中心;2004年深圳市文件管理中心更名为深圳市文档服务中心;2010年,深圳市文档服务中心由原来的自收自支事业单位转制为全额拨款事业单位,核定编制23名。

  2007年深圳市档案局印发《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》,对市属单位文件的移交、管理和利用作了规定,文档中心主要依据该办法开展文件集中管理工作。深圳市文档服务中心主要负责统一接收、保管市直机关和事业单位文件(含电子文件);对接收的文件进行分类、整理、鉴定、数字化处理、数据标准转换;为文件形成单位提供文件利用;为企事业单位、社会组织、公众提供已公开的政府信息和文件利用;处置不需要继续保存的文件;向档案馆移交作为国家档案保存的文件;协助市档案局对市直机关和事业单位做好文件质量、标准的前端控制。

  深圳市文档服务中心制定年度接收计划,对文件移交单位进行文件归档整理的指导。文件形成单位对收集的文件材料进行初步整理后向文档服务中心移交。文档服务中心负责对每个单位移交的文件材料进行检查验收,确认无误后办理交接手续。对每年新接收文件进行数字化加工,补充著录,建立全文数据库。对保管满10年的文件,由文档中心牵头形成鉴定工作小组对各单位的文件材料进行鉴定,经鉴定将定期30年、有永久保存价值的档案向市档案馆移交;经过鉴定不需要向档案馆移交且确无保存价值的文件材料,由文档中心按规定予以销毁。

  工作成效:一是有利于档案的收集与保管。文档中心每年督促各单位全面收集上一年度形成的文件,并向文档中心移交。这一做法,杜绝了以往各单位因档案文件收集整理不及时造成的文件散失、长期保存在个人手中的现象,使各单位最后移交进馆的档案更加齐全完整。二是有利于提高档案质量,确保档案安全。文档中心对文件进行专业处置和保管,确保档案鉴定的准确度和档案整理的规范性,优化进馆档案的品质;接收文件后,完全按照“八防”要求进行保管,使档案实体受损害的概率降至最小。三是有利于档案资源整合与利用。实行文件集中管理,促进了档案信息资源的整合和共享,解决馆藏档案滞后性和提供利用实时性之间的矛盾。既能够满足广大群众对政务信息的知情权,又为政府的参政议政、突发事件查阅相关文献资料提供高效、准确的利用服务。四是有利于提高政府履职的透明度,对各机关履职、决策起到监督作用。

  二、佛山市档案局以绩效考核为抓手促工作、以项目团队制强队伍

  (一)以绩效考核为抓手促进档案工作不断发展。2013年,佛山市政府将档案工作落实情况纳入到市直单位绩效考评指标体系,各区也及时参照佛山市的做法,将档案工作作为专项考核指标纳入本级机关绩效考核指标体系。经过几年的实践,市、区两级机关档案工作逐步走上标准化、规范化发展道路,全市档案基础业务工作取得长足进展。

  主要做法:一是及时调整完善考核指标。根据上一年档案工作年检情况以及本年度档案工作重点,对年度考核指标体系进行补充调整。考核指标的内容包括文件材料收集齐全完整、文件材料归档合乎规范、文件档案移交报送及时有效、文件档案公开符合要求、档案信息安全保障牢固、地方志年鉴工作按时完成等六大方面,占市绩效体系分值为1分。市、区两级档案部门还设置了否决项,如被考核单位在考核年度内出现档案安全事故,一票否决。二是科学设置考核方式。市档案局组织开展市直单位档案工作的年度检查工作,先由被检单位对照考核评分细则开展自查自评,市档案局再根据平时工作情况,把被检单位分为三批,组织力量进行现场抽查。三是规范考核流程。佛山市档案局结合检查情况对考核单位的档案工作进行初步评分,将发现的问题书面通知责任单位进行整改,并召开年检专家评议会,通报档案年检基本情况及评分结果,对评分结果进行专家评议,形成了专家评议意见。在充分论证的基础上得出最终分数,最后录入市级绩效考评管理系统。四是注重做好跟进工作。市档案局针对年度的年检结果进行数据分析,对在年检中发现普遍存在的问题,运用“问题倒推法”,以问题为导向,有针对性地谋划档案工作,尤其是在档案培训、档案指导等方面,力求做到精准培训、精准指导。

  工作成效:一是各级各部门档案意识不断增强。实行绩效考核以来,各单位领导对档案工作的重视程度普遍提高,切实把档案工作作为本部门、本单位一项重要基础性工作来抓,形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局,对档案工作有布置、有落实、有检查,档案管理的各项制度得到进一步落实,人员与经费都得到必要的保障。二是档案基础业务进一步加强。各单位严格按归档范围进行收集档案,特别是涉及民生的文件材料和特殊载体档案的归档,得到进一步加强与重视,确保了归档文件的齐全完整,丰富了室藏档案资源。三是档案管理基础设施不断改善。大部分单位基本保证了有专用库房、专用箱柜,档案人员的安全管理意识明显增强,档案安全保障条件得到了较大程度的改善,档案库房及设备设施能适应档案保密安全工作需要,“八防”措施基本得到落实,防火防盗措施得到进一步加强,档案的安全保护得到了可靠保障。四是档案员业务能力得到有效提升。各单位档案员只有平时做好档案工作,才能在档案工作绩效考核中拿到好成绩,这充分调动了档案员学习与工作的主动性与积极性。同时,让档案员参与对其他单位档案工作绩效考核,也是一个互相学习、相互交流的过程,在考核与被考核中,各单位档案员的业务能力得到了有效提升。

  (二)以项目团队制加强档案干部队伍建设。佛山市档案局针对档案干部缺少实践锻炼平台、素质参差不齐等问题,牢固树立“人才是档案事业健康发展的第一资源”的理念,倡导有为才有位的用人标准,创新人才培养机制,把年轻干部培养与完成重点工作任务紧密结合,以项目团队制为抓手,既可以推进重点工作,又为干部培养“建平台、搭梯子、压担子”,不断提高干部队伍的综合素质。

  主要做法:一是建立档案干部人才库。根据“工作经验、工作态度、工作能力”等指标,对干部职工实行分类管理。工作经验丰富、解决问题能力突出的科办负责人和老同志为第一类;工作态度好、学习能力强、想干事能干事的年轻干部为第二类;少数工作不积极、作风懒散、不思进取的干部群众为第三类。并将第二类干部特别是党员干部,作为“苗子”列为重点培养对象,为干部队伍建设打牢基础。二是精选配强项目团队。根据项目情况及个人专业特长,从干部人才库中精心挑选“苗子”,作为项目团队负责人,全面负责、统筹推进项目进程。同时,将工作经验丰富、解决问题能力强的科办负责人、支部书记作为项目顾问,发挥传帮带的作用,为项目团队提供帮助。三是上下齐心推进项目。由局党组集中管理、充分授权,项目组长负责统筹推进项目建设,各成员充分发挥主观能动性,积极配合,团结合作,齐心协力完成工作任务。

  工作成效:干部队伍素质大幅提升,既科学整合了全局的人才力量、促进中心工作的顺利完成,又激发年轻干部的工作积极性和干事创业的热情;干部通过参与项目建设,既能充分展现才华、增加知识,又提升自身的组织统筹、沟通协调、政策水平、法律观念等能力;项目团队制打破了科室壁垒和论资排辈的弊端,一批有能力、想干事、能干事的干部脱颖而出,全局上下形成了积极向上、干事创业的良好氛围。

  三、东莞市档案局开展方言建档工作

  2013年东莞市档案局提出创新档案工作、开展方言建档的大胆设想,结合政协委员提出“由市档案馆牵头,调查、抢救、整理东莞各镇街方言,并做成资料库,进行保存利用”的提案,市档案局把握机遇、迅速行动、精心组织、周密部署、认真落实,有力推进方言建档工作。

  主要做法:一是制定方案报市政府审批通过。东莞市档案局抽调骨干力量组成调研组,赴浙江、上海等地开展方言建档工作学习调研,并结合东莞实际情况制定《建立东莞方言档案工作实施方案》报送市政府,2014年2月获得东莞市政府批准印发《方案》。根据《方案》由市档案局牵头,市人大、市政协、市教育局、市文广新局、东莞日报社、东莞广播电视台、市文化馆、市语言文字工作委员会等单位以及东莞文史专家参与实施,从建立东莞方言建档工作机制、广泛开展收集征集活动、建立东莞方言语音档案库、全面整合东莞方言档案资源、开展东莞方言研究等五个方面开展工作。二是组织专家参与合作。由市政府提出与高校合作,委托中山大学中国非物质文化遗产研究中心具体实施方言田野调查、语料整理和资料库制作工作。三是广泛收集征集方言材料。2014年,市档案局派出工作小组专程拜访语言专家和民间文史收藏家,广泛收集征集有关东莞方言的研究论文、著作,记录东莞方言的古籍、录音带等,同时通知要求各镇征集收集整理本地方言语音材料。四是加强方言建档宣传工作。在方言建档的过程中,东莞市非常注重宣传工作。方言摄录专家每到一个镇街,都受到发音人和群众的欢迎,市民们对方言建档工作口口相传、主动宣传,镇街电视台、镇街报刊争相报道。东莞广播电台免费制作了30分钟的东莞方言节目,在2016年国际档案日当天播出,受到了听众的欢迎。南方日报、羊城晚报、东莞日报、文化周末等报刊也专程前来采访、报道东莞方言建档。

  工作成效:日前已归档整理东莞方言相关的文献资料和音像材料等共105册/件。全市各镇街的方言档案语音采集工作基本完成,莞城(粤方言)和樟木头(客家方言)两个镇街共采集方言语音单字7000个、词语2400条和语法例句240条,以及大量俗语、童谣、吟诵、木鱼歌、山歌和民间传说等。其他镇街共采集单字30000个、词语36000条和语法例句3600条,共录制40个发音人合共1800分钟语音档案、600分钟视频档案。市档案馆现设立东莞方言档案视听室,积极鼓励广大市民共同参与到方言征集活动,同时委托暨南大学汉语方言研究中心搭建东莞方言文化档案网络管理平台。《东莞方言调查与东莞方言档案建设研究》课题研究于2015年11月正式结题,并取得了市社科联颁发的结题证书。

  建立方言档案,是坚持文化自信,积极发挥爱国主义教育的创新举措,是保护传统文化、传承历史文明的重要途径,是立足档案工作实际、发挥档案优势、提升档案文化吸引力影响力竞争力的有力抓手,并且满足了人民群众多样化的文化需求和传承方言母语渴望,在群众中产生了广泛共鸣,得到了当地政府高度肯定,取得了良好的社会效益,为繁荣社会主义文化事业作出了积极的贡献。

  (省档案局馆办公室 吕哲琳)


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