前不久,江苏省档案系统组织了主题为“电子文件真实性保障策略”的培训,赴美国纽约、洛杉矶进行了为期两周的学习培训。通过短暂的学习,笔者对美国同行的工作有了切身体验,还从档案这个触角领略到美国万花筒般的文化,感受到档案的伦理、档案的价值在美国社会无所不在。   培训基地波莫纳理工大学是加州州立大学23所分校之一,位于大洛杉矶下属88个市之一的波莫纳市,占地8600余亩。1938年,W·K·凯洛格先生把自己的阿拉伯马场捐赠给加州政府从而建起了这所学校,唯一的要求就是保留部分马场。学校的吉祥物是小野马,图书馆还有个阿拉伯马陈列室,这些都是校史的一部分。学校下设9大学院,其中延展教育学院负责国际培训业务,仅中国江苏就有24所高校与其达成了合作项目。   美国档案系统的组织和历史源流   加州波莫纳理工大学围绕培训主题开设了多场跨学科讲座,内容包括云计算研究与应用、数字记忆与信息安全、全球视野与创新,以及互联网档案馆、美国档案工作历史与源流和专业认同等。通过参观走访罗斯福总统图书馆、美国国家档案馆纽约分馆、纽约州立档案馆、洛杉矶市档案馆、纽约大都会博物馆、纽约公共图书馆、美国自然历史博物馆、波莫纳理工大学图书馆特藏部,与联邦档案机构官员、档案专家、历史学者、大学教授及相关专业人士的交流和探讨,笔者对美国档案工作的历史有了初步认识。   美国于1776年7月4日建国,至今只有200多年历史。可能正因为历史短暂,美国人似乎特别珍惜自己的过去,十分重视档案的收集、保管和利用,加上美国物质基础雄厚,由此为档案工作创造了相当优越的条件。在美国到处都可以看到博物馆、纪念馆和档案馆。由于历史原因,美国档案馆与图书馆、博物馆之间的收藏界限有点模糊。众多博物馆和图书馆也保存着大量文献、手稿、名人家谱及实物档案。   值得一提的还有文件中心。美国文件中心最早建于二战期间,是政府文件向档案馆移交前的中间存放场所,又名“中间档案馆”。这里保存的文件或因在机关的保存期未满,或因价值未经鉴定既不能销毁又不能移交进馆。文件进入中心后,所有权仍归原机关,其他机关若要利用,须征得原机关的同意。文件在中心的保存时间从几个月到几十年不等。尽管这些文件中心规模很大,但不少中心就是简易的铁皮大仓库,没有空调、除湿机,夏天靠大型鼓风机降温。文件中心的计算机管理十分先进,所有文件的目录均已录入计算机,查询快捷。文件中心的文件鉴定由专人负责,一般只有3%的文件进入档案馆。档案一旦进馆即受到重点保护,被形象地比喻为“上天堂”,其余文件一概销毁,被比喻为“下地狱”。   目前,美国国家档案和文件管理局(NARA)打造的电子文件档案馆(ERA)已基本完成。回顾其建设历程,有几个里程碑事件:2010年11月,NARA通告联邦首席信息官理事会的30个联邦机构成员单位,从2011年3月到11月开始实施ERA,同时要求200个联邦机关的档案官员在2011年7月至2012年9月期间开始实施ERA;2011年9月,NARA与IBM签订了为期10年、共计2亿美元的运行维护合同,由此,ERA正式由开发阶段转入运行实施和维护阶段;2012年9月之后,美国联邦所有机关都必须实现电子档案网上移交,移交电子档案已成为法规的强制要求。目前,NARA馆藏电子档案已达142TB,并已开通网上公众利用站点,供公民查询利用联邦政府档案。   对中国档案建设的思考   电子文件与纸质文件的“双套制”管理是当下的权宜之计,在信息飞速发展的背景下,电子文件取代纸质文件只是时间的问题,因此,尽快出台相关法律政策保障电子文件的凭证作用和法律效益,开展电子文件真实性保障策略的研究具有深远意义。   随着信息技术的日新月异,我国目前已基本解决了电子文件长期保存的技术性问题,但至今仍未出台限制纸质文件产生或引导数字转型的政策法规,这就造成了“立法落后于技术”的尴尬局面。没有法律政策的约束,无论社会公众还是档案工作人员,出于对电子载体的不信任,电子文件很难完全取代纸质文件。因此,开展电子文件真实性保障方面的研究就是解决对电子文件的信任问题,研究内容包括如何通过电子签名、电子签章技术来应对真实性问题;如何建立确保电子文件保管链不被破坏的机制来保障文件的凭证作用;如何在数字信息易被篡改,从而导致数据黑幕普遍存在的情况下,处理好保护档案中大量个人信息或隐私与满足开放利用需求的矛盾等。   在当今这个电子时代,企业和政府生成了大量原生电子信息。因此,未来的趋势是档案人员必须集中精力搞清楚开发什么样的程序和技术来长期保存数字格式的档案馆藏。   美国是互联网时代的引领者,而对档案的认同和信任,从美国立国之初就根植于立法、司法基因之中。尽管在技术层面上国内近年来已大踏步跟进甚至超越,但美国在长期的治理实践中形成的“法规遵从”理念和整套证据规则对于我们完善档案现代治理体制有着积极的借鉴价值。   (省档案馆编研出版部 摘编)   (来源:中国档案资讯网)   (原载:《中国档案报》2018年4月23日 总第3210期 第三版)