佛山市现行文件查询中心是佛山市信息产业局和佛山市档案局携手合作共建的政务信息资源库和现行(电子)文件开放查阅的平台。该中心于2003年11月立项,在市委、市政府的关心下,在省信息部门和档案部门的指导下,在珠海泰坦软件公司的技术支持下,经过5个多月的紧张建设,于2004年4月28日正式开通并投入使用。2005年8月,出于广大用户的需求和自身发展的需要,佛山市现行文件查询中心二期完善工程启动。经过近9个多月的建设,于2006年5月正式完工。截至2006年11月底止,该中心数据库已有“一市五区”电子政务文件约10.9万份(市直共96790份,5区共7234份,广东省现行文件共5546份),其中公开上网3.4万份,上网查阅人次达9.1万,查阅文件达15万份/次。30个多月的使用情况表明,该中心已成为我市政务公开的重要窗口和市党政部门以及公营机构的电子文件中央数据库。其建设和实效多次受到国家、省有关部门、专家和市委、市政府、市纪委的充分肯定,受到广大公众的欢迎。

  一、四大核心构件

  从整个系统而言,佛山市现行文件查询中心由:现行文件网上Web查询、数据移交接收、现行文件管理、文件固化四大部分组成:

  现行文件网上Web查询系统,挂接到佛山市现行文件查询中心(wj.foshan.gov.cn)以供公众用户快速、方便的查询公开现行文件信息。我们提供简单实用的多种检索办法:①点击所有文件,可查询本中心所有的公开文件;再点击最新文件,即可查询所有的最新公开的文件;或再点击热点文件,即可查询所有的、公众最关心和最常利用的文件;②点击组织机构,可查询该机构的所有公开文件;再点击最新文件,即可查询该机构的最新公开的文件;或再点击热点文件,即可查询该机构中公众最关心、最常利用的文件;③点击主题词,可查询包含该主题词的所有公开文件;④利用简单检索,可实现文件题名、编号、形成单位、生效时间和主题词的联合检索,大大提高检索速度和准确率;⑤利用高级检索,可实现件题名、编号、形成单位、生效时间和主题词等不同的条件组合的检索,从而满足不同用户的检索要求;⑥利用全文检索,现可实现对各种格式(包括原文是图像文件)进行检索,大大提高了查全率。我们还提供了电子文件的形成单位即佛山市党政机关部门和公营机构的各个网站。公众通过点击这些网站,可了解该部门更多的动态政务信息。

  数据移交接收系统分为在线移交和离线移交两种,以在市直机关办公自动化交换平台上实现在线移交为主,离线移交为辅。通过密钥,确定基层单位信息管理员或档案员身份,使用离线数据包生成工具,转出的文件数据转入到数据库。而在线移交则分为两种,一种是通过电子公文交换平台,把各单位通过OA系统产生的文件数据转入到数据库,另一种是利用数据打包工具,采用邮件的方式发送到专门的邮件接收服务器实现。两种移交方式的有机结合,确保了电子文件收集的快、齐、全。

  现行文件管理系统实现对接收到的电子文件的规范化管理,主要包括文件的增加、修改、删除、查看、数据导入导出,用户管理、权限管理、日志管理、备份还原、模板维护、密钥管理等功能, 建立安全、完善的数据传输保障体系。
系统使用方正CEB文件格式,实现了对电子文件的统一格式的利用,有效保证电子文件的有效性与真实性;统一格式的利用,极大方便用户对文件的利用。

  二、实现两大功能
    
  佛山市现行文件查询中心主要实现了两大功能:党政机关电子政务文件档案的有效管理功能和面向公众的社会服务功能。一方面,通过佛山市现行文件查询中心,实现了对全市党政机关和公营机构的电子政务文件的集中管理,保证电子政务资源完整、安全地保存;另一方面,充分利用电子文件的特性,跨越时间和空间的约束,向社会提供电子政务文件利用服务,公众随时随地,足不出户,在互联网上尽揽佛山市全面、权威、规范的、原汁原味的现行文件,从而为佛山市党政机关与市内市外公众架起政务信息互动的桥梁;二是查询、检索手段多样化,以点击检索为主,文字输入为辅,达到电子政务信息利用的利民、亲民、便民的效果。

  三、体现六大特点
    
  与国内相关电子政务资源管理和开放系统来比较,在技术和效能上,佛山市现行文件查询中心体现了以下6个特点:

  1、技术领先性:实现文件档案管理与电子政务办公系统(OA系统)及文件交换平台的无缝连接,可以实现文件资料的实时移交归档,数据自动采集,保证电子文档数据的持续增长;充分利用政府电子政务系统的现有网络、数据资源,无缝衔接,一次著录,重复使用,不断降低用户劳动强度,在不增加用户工作量的基础上,降低数据辗转产生的失误率,保证电子文档数据的准确持续增长。
    
  2、实用性:具有强大的检索功能提供多种检索查询功能,免录入查询;按关键词查询、机构查询、条目查询、结合DESE海量全文检索技术,实现全文检索、模糊查询、综合检索等。该系统不仅能准确查询全文,而且可以提供电子文档网上全文检索、下载、打印服务。
    
  3、数据量大:迄今查询询中心数据库已存入电子文件约10.9万份,上网公开发布文件3.4万多份,是目前国内省级以下数据量最大的电子全文数据库。内容涉及佛山市“一市五区”党政各部门和公益机构。公众性、民生性、非泄密的现行文件基本上都可在公网上开放发布。 

  4、安全性:为确保内外网平台的安全,确保电子文件的有效性和真实性,采用了国产防火墙和多层密码验证的方法,采用密匙和密码;整个系统大部分采用标准的WEB 技术,具备了很好的移动性,确保不同的使用者都能以最佳的方式来使用所需的系统,普通使用者只需要使用浏览器就可以在任何地方通过身份权限确认后就可以进行相关操作。采用国内领先的方正CEB文件固化技术,有效防止文件内容被恶意篡改。

  5、开放性和可扩展性:支持标准XML、TXT等数据交换格式,可实现跨平台及异构数据库之间的数据交换,同时能够提供给现用的其它应用系统数据接口,为今后数据库的扩展和利用打下基础;该系统采用先进的系统设计思想和方法,使各个功能模块组件化,各个独立的模块可以单独存在。整个软件易于拆分、组装。大大的减少系统升级的成本,同时通过各个独立模块的组件接口,很容易实现本系统与其他系统的挂接。
    
  6、规范性:严格执行国内、国际有关电子文件管理的规范要求。

  四、解决五大难点
    
  1、数据集中安全存储。据测算,电子文件的使用高峰期一般为自形成日起约3-5年。由于缺乏有效的管理,存储在各单位的电子文件很容易流失,其带来的后果是极其严重的。所以,将存储在各单位的电子文件集中存储起来,为它们提供了安全的存储空间,为数据利用提供了基础。
    
  2、自动完成电子文档完整性、真实性、有效性的技术保障。根据电子文件管理相关规范,采用网络和计算机相关技术,完成数据完整性、真实性、有效性检测,提高系统运行效率。
    
  3、信息元数据的自动采集。利用与OA系统的无缝链接,文件的题名、责任者、时间、大小等元数据均实现自动采集,保证数据的原始性,使得文件信息的采集工作可以实现完全的自动化,确保信息的采集效率。 
    
  4、解决大数据量安全存储和高效快速检索之间的矛盾。按照不同的业务表或模板进行分表存储,提供一套中心库和业务表之间的解析和通讯机制,在数据存储的基础上为客户提供快捷方便的检索服务。
    
  5、解决信息保密与信息公开之间的矛盾。文件成文单位完成信息是否公开的一次鉴定,档案部门完成二次鉴定,严格把关,并将文件公开的情况反馈成文单位,做到该公开的文件就上互联网公开使用,不该公开的由市现行文件查询中心管理内部利用。 (省档案局科教处)