随着信息技术和计算机技术的发展,知识经济正以信息化为先导而迅猛发展。作为文化遗产和历史记录的档案信息,在获得了难得的发展机遇的同时,也面临着一系列严峻挑战。现代化的新设备、新技术、新方法,正源源不断地进入档案领域,促使人们对档案管理工作做出新的思考和回应。档案信息化和数字化已成为档案部门进行现代化建设的基本手段。

  一.文件中心现代化建设的思路

  当前,档案现代化建设的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即计算机档案管理。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这就要求档案工作者不仅需要具备档案学的专业知识,还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力等。

  在过去的三年里,文件中心大胆创新、锐意进取,引入先进的管理理念,引进具备现代化技术的专业人才,引进先进设施,建立现代化文件管理中心,以现代化手段来提高档案管理质量,促进档案信息资源的开发利用,使档案事业发展上了一个新台阶。

  二.文件中心现代化建设的措施

  (一)珠海市数字文件档案中心系统的使用

  1、系统介绍

  珠海市数字文件档案中心系统是2006年正式投入使用,其开发是为了改变原来各单位档案室收集、整理、归档、保管文件的模式,实现各单位向文件中心统一移交文件和电子文件,由文件中心统一归档,统一保管。这个系统是在珠海市电子公文交换系统这个网络平台上实现的,保证了电子文件传输时的时效性、安全性、方便性,并且该系统以标准统一的数据格式集中存储数据,确保数据的完整性、真实性、有效性。这个系统是珠海档案信息化网络建设的重要体现,是政务信息公开的新平台,为我市机关事业单位文件管理方式的改革提供了完善的技术支持,是档案管理工作和文件运行机制的一种创新。

  2、系统的优点

  ①数字化档案与传统档案并存的统一管理模式。

  ②实现档案信息资源共享。

  ③保证电子文件的安全性。

  ④提高文档管理工作效率。

  ⑤节约办公成本,减少各单位档案室档案人员的重复劳动。

  ⑥实现了信息化,通过专网各单位可方便、快速地查询到所需的文件档案信息。

  3、系统的缺点

  ①系统实现的硬件条件是专网,具有局限性,未能普及使用。

  ②日常的文档管理没有实现。

  (二)文件中心网站的使用

  1、网站介绍

  珠海市文件管理中心网站(http://www.zhwj.cn/)于2004年11月正式开通。方便了市民在网上查询利用文件,实现了机关企事业单位文件的在线移交。这是目前全国第一家文件管理中心的门户网站。

  网站页面设置有文件利用、文件服务咨询、预约查询、现行文件检索、每日新闻等实用性很强的栏目,而且还设置了文件上传系统。通过这一系统的设置,实现了全市机关企事业单位所形成的电子文件的在线移交。各单位形成的电子文件及其扫描图片可以及时通过这一系统传送到文件中心,文件中心通过后台操作可将各单位可公开的电子文件或扫描件上传到网站,供文件利用者查阅。

  2、网站的优点

  ①实现了全市机关企事业单位所形成的可公开电子文件的在线移交。

  ②方便社会各界和广大群众查阅利用可公开文件。

  (三)网站的缺点

  ①需要专业公司进行网站维护。

  ②很多文件不允许上网。

  (三)文件的数字化

  1、文件的数字化介绍

  文件中心的归档文件数字化工作从2006年开始运作,具体工作流程是:第一,将归档文件进行必要的整理和检查;第二,利用先进高效的扫描仪对归档文件进行全文扫描;第三,将扫描数据进行处理,包括备份和挂接。

  2、文件数字化的优点

  ①实现了传统纸质档案向数字档案的转变。

  ②实现了档案信息资源的共享。

  ③利于保护纸质文件。

  ④全文检索方便快捷。

  3、文件数字化的缺点

  ①扫描件存在失真问题。

  ②数据量太大,系统维护困难。

                                   (省档案局科研教育处)